Vorausdenken – für Generationen, das ist nicht nur der Leitspruch für Rechtsdienstleistungen der Notar:innen, sondern gilt auch für die internen Geschäftsprozesse. Die Geschichte der Digitalisierung im Notariat beginnt bereits weit vor der Pandemie. Seit über 50 Jahren gibt es das digitale Testamentsregister des Österreichischen Notariats. Ein weiterer Meilenstein der Digitalisierung war das Jahr 2000: mit cyberDOC wurde das elektronische Urkundenarchiv des österreichischen Notariats geschaffen, das die sichere Archivierung und Übermittlung von Dokumenten gewährleistet und das österreichische Notariat als Vorreiter bei e-Government-Lösungen positionierte.

Online-Rechtsdienst­leistungen im öster­reichi­schen Notariat

Ein weiterer essentieller Schritt in der Digitalisierung des Notariats war die Einführung der digitalen GmbH-Gründung, die seit 2019 möglich ist. Die üblicherweise analog in Anspruch genommenen Leistungen wie Beratungstermine und händische Unterschriften wurden hier in einen digitalen Prozess geformt. Durch die Pandemie kam es zu einem regelrechten Schub in der Inanspruchnahme digitaler Leistungen. Mittlerweile können fast alle notariellen Amtshandlungen – mit Ausnahme von Letztwilligen Verfügungen – auch online erfolgen: von Beglaubigungen von Unterschriften bis zu Immobilientransaktionen, Rechtsberatung uvm. Dabei ist es egal, ob man sich zuhause am Schreibtisch, im Büro oder vielleicht am Balkon im Urlaubsort befindet. Voraussetzung ist neben einem Device (Laptop, Tablet etc.) ein entsprechender digitaler Identitätsnachweis (z. B. ID-Austria) – und eine gute Internetverbindung.

Dokumente können auch hybrid errichtet werden. Das bedeutet, eine Partei eines Vertrages kann digital vor dem:der Notar:in signieren und die andere Partei kann ihre Unterschrift händisch leisten. Notar:innen gewährleisten die Einheit der Urkunde und nehmen die entsprechenden Beurkundungen für beide Varianten vor. Das Notariat fungiert dabei als Brückenbauer zwischen den Technologien und Generationen.

Step-By-Step zum digi­talen Notariatsakt

Der Ablauf der Online-Amtshandlungen gewährleistet die Rechtssicherheit: Der erste Schritt ist die digitale Identitätsfeststellung durch den:die Notar:in. Im Anschluss folgen die Beratung und das individuelle Erarbeiten der nötigen Dokumente. Das gemeinsame „Treffen“ zwischen Notar:in und Klient:in findet nach Fertigstellung der Dokumente in einer Videokonferenz statt, in der die:der Klient:in auch unter der notariellen Aufsicht die elektronische Signatur anbringt. Step-By-Step gelangt man so zum digitalen Notariatsakt – einer öffentlichen Urkunde mit erhöhter Beweiskraft und enormer Rechtssicherheit, völlig digital.

Digitale Zukunft des Notariats – KI-Notar:innen?

Bereits vor einigen Jahren wurde eine Expert:innen-Gruppe im Notariat zur Beleuchtung der Möglichkeiten von KI in Notariaten entwickelt. Gerade die hohe Diskretion und Verschwiegenheitsverpflichtung von Notar:innen, aber auch die personenbezogene Individualität notarieller Beratungen und Dienstleistungen stellt den Einsatz von KI im Notariat vor große Herausforderungen. Hier wurde bereits ein standesinterner KI-Leitfaden erarbeitet, um den sicheren und hohen Anforderungen an notarielle Beratung und Urkundenerstellung auch bei Einsatz von KI-Instrumenten gerecht zu werden und den Klient:innen bestmöglich, und vor allem rechtssicher, unter Nutzung der modernen Technologien zur Seite zu stehen.