Die Befristung der Erweiterung der digitalen Möglichkeiten zur Beurkundung im Notariat ist weggefallen.

Notarielle Amtshandlungen können nun generell – bei Einhaltung gewisser gesetzlicher Anforderungen – auch online erfolgen. Darunter fallen notarielle Protokolle, wie sie zum Beispiel bei Gesellschaftsversammlungen ausgefertigt werden. Auch Notariatsakte, die zur Aufnahme von Rechtserklärungen und Rechtsgeschäften dienen, können digital erstellt werden. Ebenso kann die Beglaubigung von Unterschriften auf diesem Weg erfolgen.

Davon ausgenommen sind Testamente und sonstige letztwillige Verfügungen. Sie müssen weiterhin persönlich gemacht werden, denn der § 90 a Notariatsordnung, der die digitalen Möglichkeiten regelt, hat das Signatur- und Vertrauensdienstgesetz nicht geändert.

„Wichtig ist, die Technik als zusätzliches Dienstleistungsinstrument zu sehen“, erklärt Erfried Bäck, Präsident der Notariatskammer für Kärnten. Nach wie vor stehen – digital wie analog – Beratung und Unterstützung der Menschen bei der Arbeit der Notare im Vordergrund. Ziel ist, dauerhafte rechtliche Lösungen umzusetzen, die möglichst alle Interessen aller Beteiligten berücksichtigen und damit Rechtssicherheit herstellen.

Digitaler Workflow und Rechtssicherheit

Bevor ein Notariatsakt oder eine Beglaubigung online errichtet werden kann, muss die Identität des Klienten digital festgestellt werden. Dazu gibt es ein technisches Verfahren, in dem der Notar wie bisher unter anderem auch Prüfungen hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durchführt. Kommunikation, Beratung und individuelles Erarbeiten der Dokumente sind in diesem Zusammenhang auch weiterhin zentraler Kern der notariellen Tätigkeit. „Wo persönlicher Kontakt nicht möglich oder sinnvoll ist, kann das per Telefon oder Videokonferenz erfolgen“, erläutert Werner Stein, Vizepräsident der Kärntner Notariatskammer. Wenn die Dokumente fertig vorbereitet sind, „treffen“ sich Notar und Klient in einer Videokonferenz, in welcher der Klient unter Aufsicht des Notars seine qualifizierte elektronische Signatur anbringt. Anschließend bringt der Notar die Beglaubigungsklausel und die Beurkundungssignatur an. Diese Dokumente können dann wie analoge Urkunden verwendet werden, zum Beispiel bei Eingaben an das Grundbuch oder Firmenbuch.

Mit der unmittelbar bevorstehenden Einführung der elektronischen Identität für die Bürger wird das Verfahren der Identitätsfeststellung wesentlich vereinfacht werden.

Der Notar als digitaler Vorreiter

Die österreichischen Notare sind Vorreiter im digitalen Service. Für sie begann das elektronische Zeitalter vor 20 Jahren mit "cyberDoc", dem elektronischen Urkundenarchiv. Seither wurden weitere digitale Anwendungen forciert. So verfügt Österreich als erster EU-Mitgliedsstaat über die Möglichkeit, mit dem Notar eine GmbH, die mit dem EU-Gesellschaftsrecht kompatibel ist, digital zu gründen.

Mit dem neuen Angebot bieten 40 Notarinnen und Notare in ganz Kärnten ihren Klienten ein weiteres digitales Service an, um auch in diesen bewegten Zeiten Rechtssicherheit und Rechtsfrieden zu unterstützen. Diese Möglichkeit war zunächst befristet bis zum 31. Dezember 2020. Mit einer Gesetzesänderung Ende 2020 wurde die Regelung aber ins Dauerrecht überführt, sodass diese digitalen Möglichkeiten in Zukunft unbegrenzt und unbefristet zur Verfügung stehen werden.