Vor rund 20 Jahren hat mit cyberDOC, dem elektronischen Urkundenarchiv, das elektronische Zeitalter im österreichischen Notariat begonnen. Seither wurden digitale Anwendungen forciert. So verfügt Österreich als erster EU-Mitgliedstaat über eine mit dem EU-Gesellschaftsrechtpaket kompatible Möglichkeit, eine GmbH mit dem Notar digital zu gründen. Die gesetzlichen Regelungen während der Corona-Pandemie haben die digitalen Möglichkeiten im Notariat erweitert: Um eine Verbreitung des Virus wo möglich zu verhindern und die Versorgung der Bürger mit Rechtsdienstleistungen trotzdem zu gewährleisten.

Beratung und Beistand im Fokus

Digital wie analog stehen Beratung und Beistand der Menschen im Zentrum notarieller Betreuung. “Wichtig ist es, die Technik als zusätzliches Dienstleistungsinstrument zu sehen", so Werner Stein, Vizepräsident der Notariatskammer für Kärnten zum Digitalisierungsschub. Ziel ist, dauerhafte rechtliche Lösungen umzusetzen, die möglichst alle Interessen berücksichtigen und damit letztlich Rechtssicherheit herzustellen.

Digitale Leistungen

Notarielle Amtshandlungen können seit Ausbruch der Covid 19 - Pandemie nun generell - bei der Einhaltung gewisser gesetzlicher Anforderungen - auch online erfolgen. Darunter fallen notarielle Protokolle, wie sie zum Beispiel bei Gesellschaftsversammlungen ausgefertigt werden. Auch Notariatsakte, die zur Aufnahme von Rechtserklärungen und Rechtsgeschäften dienen, können digital erstellt werden. Ebenso kann die Beglaubigung von Unterschriften auf diesem Weg erfolgen. Davon ausgenommen sind Testamente und sonstige letztwillige Verfügungen. Sie müssen weiterhin persönlich gemacht werden, denn der § 90 a Notariatsordnung, der die digitalen Möglichkeiten regelt, hat das Signatur- und Vertrauensdienstgesetz nicht geändert.

Digitaler Workflow und Rechtssicherheit

Bevor ein Notariatsakt oder eine Beglaubigung online erfolgen kann, muss die Identität des Klienten digital festgestellt werden. Dazu gibt es entsprechende Verfahren. Der Notar führt in diesem Zusammenhang Prüfungen hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch. Kommunikation, Beratung und individuelles Erarbeiten der Dokumente sind zentraler Kern der notariellen Beratung, auch im digitalen Prozess. "Wo persönlicher Kontakt nicht möglich oder sinnvoll ist, kann das per Telefon oder Videokonferenz erfolgen", erläutert Vizepräsident Werner Stein, . Wenn die Dokumente fertig vorbereitet sind, "treffen" sich Notar und Klient in einer Videokonferenz.

Im Rahmen der Videokonferenz bringt der Klient unter Aufsicht des Notars seine qualifizierte elektronische Signatur an. Danach bringt der Notar bei den Beglaubigungen noch die Beglaubigungsklausel und Beurkundungssignatur auf. Die Dokumente werden anschließend, wie auch bei den analog errichteten Urkunden, dort eingesetzt, wo sie benötigt werden. Also zum Beispiel bei Eingaben an das Grundbuch oder an das Firmenbuch.