Foto: Notar Stein
Wirtschaft
05.11.2022

Digitalisierung im Notariat

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran und hat auch vor dem Notariat nicht Halt gemacht – im Gegenteil. (Anzeige)

Seit der Pandemie hat die digitale Transformation noch mehr Fahrt aufgenommen. „So ist es seither vermehrt möglich sich per Videokonferenz beraten zu lassen, GmbHs digital zu gründen oder Gesellschafterversammlungen in virtueller Form mittels Online-Konferenz in einem sicheren Datenraum abzuhalten“, erklärt Werner Stein, Vizepräsident der Kärntner Notariatskammer und öffentlicher Notar. Auch wenn die digitalen notariellen Geschäfte nicht unbedingt die Überzahl einnehmen, so werden es immer mehr Menschen (vor allem die jüngere Generation, aber auch Unternehmer), die das Angebot des Notariats schätzen. „Im persönlichen Bereich – das heißt bei Vorsorge durch Testament, Vorsorgevollmacht und Vermögensübertragungen in die nächste Generation – setzen aber nach wie vor viele Menschen auf das persönliche Beratungsgespräch“, so Stein.

Eine GmbH online gründen

Wie bereits erwähnt ist es heutzutage bereits möglich, eine GmbH digital zu gründen. „Die digitale GmbH-Gründung basiert auf der Überprüfung einer Person über das Videoident-Verfahren, das für Banken in Österreich seit dem 1.1.2017 für die Identifikation von Personen, die ein Konto eröffnen wollen, zugelassen ist“, so der Notar. Diese Fernidentifikation wird von einem externen Dienstleister übernommen und der Notar erhält das vollständige Protokoll zur finalen Prüfung und zur Vervollständigung der Prüfung. Danach folgt der zweite Schritt – der sichere Datenraum. Nach der sicheren Identifikation der Gründer erhalten diese ein Mail mit dem Link, der ihnen den Zugang zu „ihrem“ Datenraum ermöglicht. „Die Gründer identifizieren sich für den Datenraum immer mit der Handysignatur, die im Identifikationsprozess geprüft oder neu ausgestellt wurde, sofern die Gründer noch über keine Handysignatur verfügt haben. Im Datenraum wird eine Checkliste zum Thema GmbH-Gründungen bereitgestellt, die Gründer können ihrerseits Informationen hochladen, die für den Notar bei der Erarbeitung des Gesellschaftsvertrages relevant sind.“ Alle Arbeitsschritte wie auch das Lesen von Dokumenten im Datenraum werden automatisch protokolliert. Dieses Protokoll, das auch im Datenraum gespeichert ist, kann ausschließlich der Notar einsehen.

Beratung als Kernelement

Die Beratung ist das Kernelement jeder Gründung – auch im digitalen Workflow. Dazu kommen bei der digitalen Gründung Videokonferenzsysteme zum Einsatz. Die Beratungen können aufgezeichnet werden, wenn die Gründer der Aufzeichnung ausdrücklich zustimmen. Ein weiterer Schritt ist die digitale Signatur. Wenn Einigkeit über den Gesellschaftsvertrag besteht, erfolgt die Rechtsbelehrung aller Gründer gleichzeitig über ein Videokonferenzsystem. „In einem eingeblendeten Secure Viewer wird der Gesellschaftsvertrag von den Gründern nacheinander mit Handysignatur unterzeichnet, während der Notar die Gründer am Bildschirm sieht. Abschließend signiert der Notar ebenfalls digital“, erklärt Werner Stein. Der unterschriebene Notariatsakt, das Unterschriftenprobenblatt, das die Handysignatur enthält und die Bankbestätigung werden wie schon bisher via ERV an das Firmenbuch übermittelt. Der Eintragungsbeschluss und der Firmenbuchauszug werden im Datenraum abgelegt und können dort von den Gründern „abgeholt“ werden. Wie schon bisher wird der unterfertigte Gesellschaftsvertrag in cyberDOC archiviert. Zusätzlich werden noch alle Daten aus dem Datenraum komprimiert, verschlüsselt und vom Notar digital signiert in cyberDOC zur Beweissicherung abgelegt. Danach wird der Datenraum vom Notar geschlossen, er wird sohin für jeden unzugänglich gemacht, und gewährt sohin höchste Sicherheit!

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